公司对外接待管理制度
一、目的：为规范公司对外接待的工作，使对外接待工作规范化、标准化的运作模式，特制订本制度。
二、适用范围：集团总部及各分子公司
三、权责部门：
1、人力行政部：负责集团董事长客户的接待工作，协助、监管各部门的接待，保持公司清洁卫生，确保接待工作正常运作。
2、来访接待部门：负责接待各自部门的来访客户，向其它部门提出接待协助要求。
3、信息部：负责前台水牌，确保接待现场的电脑、投影仪、音响设备正常运作。
4、其他各部门：执行、配合、遵守本制度。
四、接待程序
1、接待事务分类
来访人员 | 负责接待部门 | 接待准备内容 |
贵宾（董事长客户、集团战略伙伴等） | 人力行政部 | 1. 来访人员身份 2. 来访人数 3. 来访时间 4. 来访目的 5. 是否需要接送 6. 是否安排住宿 7. 是否安排用餐 8. 是否需要安排参观（检测室、车间等） 9. 有无特殊接待要求 |
客户 | 归属事业部负责、人力行政部协助 | |
应聘 | 人力行政部 | |
各分子公司出差人员 | 归属事业部/人力行政部 |
2、接待流程
接待部门填写《中膳金勺子集团接待流程表》，提前发布在企业微信接待群。
接待流程表 | ||||
客户名称 | 接待日期 | |||
预计到达时间 | 接待地点 | |||
客户出行方式 | 客户人数 | |||
我方接待人员 | ||||
序号 | 接待内容 | 负责部门 | 具体内容 | |
1 | 会前准备 | 接待部门 | 是否需要接送：是￡（用车申请），否￡ | |
人力行政部 | 1、是否需要发重要客户来访通知？是￡，否￡2、是否需要水果？是￡，否￡ | |||
2 | 水牌准备 | 信息部 | 是否需要欢迎水牌：是￡（水牌内容），否￡ | |
3 | 会议室准备 | 信息部 | 确保会议电脑、投影、ppt、音响设备等正常 | |
人力行政部 | 根据会议人数整齐摆放椅子，确保空调遥控器正常、抽纸盒有纸巾。 | |||
接待部门 | 准备画册、A4纸和垫纸板、笔、水（茶水）、水果（洗净切好，分装，准备2个叉子）、欢迎客户PPT、提前20分钟开启空调； | |||
4 | 清洁卫生 | 人力行政部 | 1、前台卫生整洁，大件快递摆放到桌子下面； 2、会议室窗户、地面、桌椅、牌匾等确保干净整洁 3、公共洗手间、包房洗手间保持干净整洁，清洁检点表保持更新。 | |
5 | 参观检测室 | 食安部 | 保持检测室干净整洁，仪器摆放整齐。 | |
6 | 参观配送中心 | 配送事业部 | 1、客户参观时，配送中心暂停拉物资，避免噪音影响会议室的谈话；2、保持配送中心的干净整洁； | |
7 | 参观净菜加工中心 | 净菜事业部 | 1、确保参观时加工车间正常运转，展现食材加工过程；2、整理原料库，成品库须提前通风去味，并摆放成品； | |
8 | 用餐 | 餐饮事业部 | 是否需用餐：是￡（餐饮部提前准备菜单），否￡ | |
3、接待结束
接待结束后，会议室由接待部门收拾整理，各参观区域由负责部门整理，用餐区由餐饮部收拾，人力行政部对各接待区域进行检查，确保空调、灯等用电设备关闭。
五、附则：本制度于2020年12月20日起生效，最终解释权归公司人力行政部所有。